Акт выполненных работ сантехника: что указать и какие фото приложить к заказу
Акт выполненных работ сантехника — это документ, в котором фиксируется, что сделано на выезде: клиент и адрес, причина вызова, выполненные работы, материалы, время и результат, — и который клиент подписывает при приёмке. У большинства небольших сантехнических служб такой бланк есть: стопка в машине, файл в Word, шаблон в общем чате. Проблема в другом: акт заполняют вечером по памяти, половина строк остаётся пустой, а через три недели клиент звонит из-за капающего соединения, и никто не может сказать, что именно меняли. Если все выезды уже собраны в одном календаре — например, через программу для учета заказов, — следующий шаг — рабочая история каждого заказа, из которой акт заполняется за пару минут.
Ниже — что указывать в акте, какие фото прикладывать к заказу и как хранить всё это вместе с заказом, а не на отдельном листке.
Почему бумажный акт не работает в небольшой команде
Сам по себе бумажный бланк не плох. Он ломается из-за того, когда и как его заполняют:
Данные клиента переписываются дважды. Заявку уже приняли и назначили мастеру — о том, как распределять заявки между мастерами, мы писали отдельно, — а потом сантехник снова переписывает адрес и телефон в бланк, с ошибками.
Работа описана тремя словами. «Заменил кран» — какой кран, какого диаметра, остался ли старый у клиента?
Фото лежат в личном телефоне. Мастер сфотографировал протечку, но снимок затерялся среди семейных фото и до офиса не дошёл.
Акт пишется задним числом. Вечером пять выездов сливаются в один, время и материалы указываются «примерно».
Бланк ездит в машине. Его теряют, заливают кофе или сдают через неделю — о проблеме офис узнаёт, только когда клиент перезвонит.
Акт выполненных работ сантехника: какие поля заполнить
Набор полей у разных служб почти одинаковый. Не каждое поле нужно на каждом выезде; важно, чтобы одни и те же поля шли в одном порядке на каждом заказе — тогда офис находит ответ, не звоня мастеру.
Клиент и объект
Имя клиента и кого спросить на месте, если это не он.
Полный адрес с деталями доступа: этаж, код домофона, парковка, где перекрывается стояк.
Телефон для связи в день выезда.
Заявка
С чем обратился клиент — его словами.
Дата и время выезда, назначенный мастер.
Срочность: авария, на этой неделе или плановая работа.
Выполненные работы
Что обнаружено — причина, а не симптом.
Что сделано, по шагам, если действий было несколько.
Материалы и запчасти — так, чтобы их можно было заказать повторно.
Время на объекте.
Что осталось: рекомендация, повторный выезд, деталь под заказ.
Подпись и официальный документ
Подпись клиента и официальный акт для оплаты или гарантии оформляйте так же, как сейчас. Рабочая история заказа — то, из чего акт заполняется, а не его замена.
Какие фото приложить к заказу
Фото превращают акт из слов в доказательство. Договоритесь о четырёх моментах и требуйте их на каждом заказе этого типа:
До: проблема как есть — протечка, ржавый вентиль, треснувший сифон — с частью помещения в кадре, чтобы было понятно, где это.
Скрытые работы: всё, что потом закроют, — труба в штробе, соединение за экраном ванны, разводка в коробе.
После: готовый результат с того же ракурса, что и фото «до».
Маркировка: шильдик или маркировка заменённой детали, если она есть.
Привычка снимать «до» и «после» с одной точки окупается быстрее всего: офис сравнивает снимки за секунду, а клиент видит разницу без объяснений. На аварийном выезде хватит двух снимков — «до» и «после», но без них заказ лучше не закрывать.
Как акт выполненных работ сантехника собирается из заказа в CosaNostra
В CosaNostra отдельной формы акта нет — основой служит сам заказ. В заказе уже есть клиент, адрес, телефон и комментарии, этапы работ и назначенные сотрудники, поэтому верхняя часть акта заполняется в момент создания заказа. Заказ можно создать голосом («Завтра в 9 заменить смеситель, улица Лесная, 14, клиент Мария, телефон…, назначить Алексея») или из скриншота переписки с клиентом — он появится в общем календаре на нужной дате с аватаром мастера.
Нижняя часть — что сделано — живёт в этапах и чек-листе:
Этапы вроде «на объекте → работа выполнена → проверено» показывают, где заказ, без звонка мастеру.
Чек-лист в заказе содержит фото-пункты: до, скрытые работы, после. У каждого пункта может быть эталонное фото и описание — новый мастер видит, как выглядит правильный результат.
ИИ-фотопроверка сравнивает фото мастера с эталоном и ставит оценку; всё, что ниже вашего порога, отмечается — вы открываете только пункты, требующие внимания. Местоположение на фото — по желанию.
Комментарии мастера — причина, материалы, рекомендация — хранятся в заказе рядом с фото.
Закрытый заказ остаётся на своей дате в календаре с чек-листом, фото и комментариями. Это и есть рабочая история: когда клиент перезванивает, вы открываете дату и видите, что сделано, а не ищете копию акта в машине. Официальный акт и подпись клиента оформляйте из этой истории, как и сейчас, — CosaNostra их не заменяет.
Переход с бумаги за пять шагов
Возьмите текущий бланк и отметьте поля, которые мастера реально заполняют.
Оставьте только их; всё остальное — в комментарии.
Сделайте по чек-листу на каждый тип работ — устранение протечки, замена смесителя, замена сифона — с фото «до» и «после» и эталоном на каждом пункте.
Создайте заказы на следующую неделю в календаре — голосом или из скриншотов переписки — с нужным чек-листом.
Через две недели посмотрите, какие пункты пропускают и какие фото ниже порога, и поправьте чек-лист, а не людей.
Акт выполненных работ сантехника работает, только когда данные для него собраны на объекте, в одном порядке и с фото. Если они хранятся в заказе, в том же календаре, где вы планируете выезды, исчезают переписывание и потерянные бланки. Посмотрите, как устроена программа для мастеров по ремонту CosaNostra, — для команд до 20 человек она бесплатна.
Частые вопросы
Что должен содержать акт выполненных работ сантехника?
Имя клиента, адрес с деталями доступа, телефон, причину вызова, дату и мастера, что обнаружено и сделано, материалы, время на объекте, рекомендации и фото «до» и «после». Одни и те же поля в одном порядке на каждом заказе.
Какие фото сантехник должен приложить к заказу?
Фото «до» с проблемой как есть, фото всего, что будет скрыто после работ, и фото «после» с того же ракурса, что и «до». Если деталь заменили, добавьте фото её маркировки.
Заменяет ли приложение официальный акт и подпись клиента?
Нет. В CosaNostra заказ с чек-листом, фото и комментариями — это рабочая история работ; официальный акт и подпись, если они нужны, оформляются на её основе.
Как приучить мастеров заполнять данные прямо на объекте?
Сделайте это частью заказа, который мастер и так открывает в телефоне: данные клиента уже заполнены, а чек-лист по очереди просит каждое фото. На адресе это занимает несколько минут вместо получаса вечером.
