Parte de trabajo plantilla: qué campos incluir y qué fotos adjuntar en cada aviso
Un parte de trabajo plantilla es un modelo fijo de campos — cliente, dirección, teléfono, avería, trabajo realizado, materiales, tiempo en el domicilio y fotos — que cada fontanero, electricista o manitas rellena igual en cada aviso. Casi todas las pequeñas empresas de reparaciones ya tienen uno: un talonario con copia en la furgoneta, un Word, una nota fijada en el grupo de WhatsApp. El problema empieza cuando se rellena por la noche de memoria, la mitad de los campos quedan vacíos y, tres semanas después, el cliente llama por una junta que gotea y nadie sabe qué se cambió exactamente. Si todas las visitas ya están en un solo calendario con una agenda de trabajo, el parte es la siguiente pieza: el registro de lo que pasó de verdad en cada dirección.
A continuación tienes una plantilla práctica — los campos que hay que rellenar y las fotos que vale la pena adjuntar — y una forma de guardarla dentro del aviso en lugar de en un papel aparte.
Por qué el parte en papel falla en un equipo pequeño
El parte en papel no es malo en sí. Falla por cuándo y cómo se rellena:
Los datos del cliente se copian dos veces. El aviso ya se recibió y se asignó — mira cómo funciona la gestión de citas para fontaneros y electricistas — y luego el técnico vuelve a copiar la dirección y el teléfono en el parte, con erratas.
El trabajo se describe en tres palabras. «Cambiada llave» no dice qué llave, de qué medida ni si la vieja quedó en casa del cliente.
Las fotos se quedan en el móvil personal. El técnico sí fotografió la fuga, pero la foto está entre las de la familia y nunca llega a la oficina.
Se escribe a posteriori. Por la noche, cinco avisos se mezclan; horas y materiales se calculan «a ojo».
El parte viaja en la furgoneta. Se moja, se pierde o se entrega una semana tarde, y la oficina se entera del problema solo cuando el cliente vuelve a llamar.
Parte de trabajo plantilla: qué campos incluir
Casi todas las empresas de reparaciones acaban con una plantilla parecida. No todos los campos sirven para cada trabajo; lo importante es que aparezcan los mismos campos en el mismo orden en cada aviso, para que la oficina encuentre la respuesta sin llamar al técnico.
Cliente y ubicación
Nombre del cliente y a quién preguntar en el domicilio, si no es el cliente.
Dirección completa con detalles de acceso: piso, código del portal, aparcamiento, dónde está la llave de paso o el cuadro eléctrico.
Teléfono de contacto para el día de la visita.
El aviso
Qué contó el cliente, con sus propias palabras.
Fecha y hora de la visita y técnico asignado.
Urgencia: avería urgente, esta semana o trabajo planificado.
El trabajo realizado
Qué se encontró: la causa real, no el síntoma.
Qué se hizo, paso a paso si hubo más de una acción.
Materiales y piezas usados, descritos con claridad para poder pedirlos de nuevo.
Tiempo en el domicilio.
Qué queda pendiente: una recomendación, otra visita, una pieza por pedir.
Firma y documento oficial
Muchas empresas siguen necesitando la firma del cliente o un documento oficial para facturar o para la garantía. Mantén ese paso tal como lo tienes. El parte es el registro de trabajo a partir del cual se rellena ese documento, no un sustituto.
Qué fotos adjuntar en cada aviso
Las fotos convierten el parte de una afirmación en una prueba. Acordad cuatro momentos y pedidlos en cada trabajo de ese tipo:
Antes: la avería tal como se encontró — la fuga, el enchufe quemado, la cerradura rota — con parte de la estancia en el encuadre para saber dónde está.
Trabajo oculto: todo lo que después quedará tapado — la tubería dentro de la pared, las conexiones de una caja de registro, la junta bajo el frontal de la bañera.
Después: el resultado terminado desde el mismo ángulo que la foto de «antes».
Etiqueta: la etiqueta o placa de características de la pieza sustituida, si la tiene.
Hacer «antes» y «después» desde el mismo punto es el hábito que más compensa: la oficina las compara en un segundo y el cliente ve la diferencia sin explicaciones.
Cómo funciona el parte de trabajo plantilla en CosaNostra
En CosaNostra el parte no es un formulario aparte: es el propio aviso. Un aviso ya contiene el cliente, la dirección, el teléfono y los comentarios, las etapas del trabajo y los empleados asignados, así que la mitad superior de la plantilla se rellena en el momento de crear el trabajo. Puedes crearlo por voz («Mañana a las 9, cambiar el grifo monomando en la calle Olmo 14, clienta María, teléfono…, asignar a Álex») o desde una captura del mensaje del cliente, y aparece en el calendario compartido en el día correcto con el avatar del técnico.
La mitad inferior — lo que se hizo — vive en las etapas y en el checklist:
Las etapas, como «en el domicilio → trabajo hecho → revisado», muestran en qué punto está el aviso sin llamar a nadie.
Un checklist en el aviso recoge los puntos de foto: antes, trabajo oculto, después. Cada punto puede llevar una foto de referencia y una breve descripción, para que un técnico nuevo sepa cómo es un buen resultado.
La verificación con IA compara la foto del técnico con la referencia y da una puntuación; lo que queda por debajo de tu umbral se marca, así que solo abres los puntos que necesitan atención. La ubicación en la foto es opcional.
Los comentarios del técnico — causa, piezas usadas, recomendación — quedan en el aviso junto a las fotos.
Cuando se cierra el aviso, se queda en su fecha del calendario con el checklist, las fotos y los comentarios. Ese es el historial de trabajo: cuando el cliente vuelve a llamar, abres la fecha y ves lo que se hizo, en lugar de buscar una copia en la furgoneta. Si necesitas un documento oficial o la firma del cliente, rellénalo a partir de este historial como haces hoy: CosaNostra no lo sustituye.
Del papel al parte digital en cinco pasos
Coge tu parte en papel actual y marca los campos que la gente rellena de verdad.
Quédate solo con esos; todo lo demás va a comentarios.
Crea un checklist por tipo de trabajo — reparar una fuga, cambiar un enchufe, cambiar una cerradura — con puntos de foto de antes y después y una foto de referencia en cada uno.
Crea los avisos de la semana que viene en el calendario, por voz o desde capturas de chat, con el checklist que corresponda.
A las dos semanas, revisa qué puntos se saltan y qué fotos quedan por debajo del umbral, y ajusta el checklist, no a las personas.
Un parte de trabajo solo funciona cuando se rellena en el domicilio, en el mismo orden y con fotos. Guardarlo dentro del aviso, en el mismo calendario donde planificas las visitas, elimina las copias a mano y los papeles perdidos. Mira cómo funciona la app de partes de trabajo de CosaNostra para fontaneros, electricistas y manitas: el parte pasa a formar parte de cada aviso.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir un parte de trabajo plantilla?
Nombre del cliente, dirección con detalles de acceso, teléfono, la avería comunicada, fecha de la visita y técnico asignado, qué se encontró y qué se hizo, piezas usadas, tiempo en el domicilio, recomendaciones y fotos de antes y después. Los mismos campos en el mismo orden en cada aviso.
¿Qué fotos debe adjuntar el técnico en cada aviso?
Una foto de «antes» con la avería tal como se encontró, fotos de todo lo que quedará oculto tras el trabajo y una foto de «después» desde el mismo ángulo que la de «antes». Si se cambió una pieza, añade una foto de su etiqueta.
¿Un parte digital sustituye la firma del cliente o un documento oficial?
No. En CosaNostra el aviso con su checklist, sus fotos y sus comentarios es el historial de trabajo; el documento oficial o la firma, si los necesitas, se rellenan a partir de ese historial.
¿Cómo consigo que los técnicos rellenen el parte en el domicilio?
Haz que forme parte del aviso que ya abren en el móvil: los datos del cliente vienen rellenados y el checklist pide cada foto por orden. Se tarda unos minutos en la dirección en lugar de media hora por la noche.
