Программа для учета рабочего времени на телефоне: часы за период, опоздания и невыходы, выгрузка в PDF и Excel
Программа для учета рабочего времени на телефоне фиксирует, когда каждый сотрудник начал и закончил смену, и сама складывает часы, так что владелец видит часы по каждому человеку, опоздания и невыходы без таблицы в конце месяца. Речь о небольшой команде, где люди работают на объектах, а не сидят в офисе у турникета. Для такой команды трудно не посчитать часы, а собрать для подсчёта правду. Тридцатого числа вы листаете переписку, фото и бумажный журнал и пытаетесь вспомнить, ушёл ли Марат двенадцатого в четыре или в шесть. Когда каждый отмечает приход и уход с телефона — это и есть учет прихода и ухода сотрудников, — часы уже существуют, вопрос только в том, где их смотреть.
Почему таблица в конце месяца всё время врёт
Таблица — хороший калькулятор и плохой свидетель. В ней то, что кто-то вписал, обычно через несколько дней после смены. В небольших командах клининга, охраны, ремонта или доставки каждый месяц повторяется одно и то же:
Часы вписывают по памяти. Плановое время копируют как фактическое, и таблица показывает идеальный месяц, которого не было.
Опоздания исчезают. Задержку на 25 минут во вторник к пятнице уже никто не помнит, а через месяц спорить о ней не хочет никто.
Оплата и часы живут в разных местах. Без графика смен с расчётом оплаты владелец переносит часы из одного файла в другой, и каждый перенос — шанс ошибиться.
Файл держит один человек. Когда администратор в отпуске, никто не знает, какая вкладка актуальная.
Представьте клининговую компанию: восемь человек на пяти объектах. Одна уборщица меняется субботой с коллегой по переписке, другая задерживается на час по просьбе клиента, третья уходит раньше к врачу. Каждое изменение мелкое и разумное. К концу месяца таблица расходится с реальностью в десятке мест, и владелец тратит вечер на звонки вместо того, чтобы рассчитаться с людьми.
Дело не в плохих сотрудниках. Дело в том, что людей просят восстановить время задним числом, а не фиксировать его в момент, когда оно происходит.
Что должна показывать программа для учета рабочего времени
Небольшой команде не нужны десятки отчётов. Нужны четыре экрана, которые отвечают на вопросы, которые вы действительно задаёте.
Часы по каждому сотруднику за любой период
Неделя — для быстрой проверки, месяц — для оплаты, любой свой период — когда клиент спрашивает, сколько часов ушло на его объект. Часы должны браться из реальных отметок прихода и ухода, а не из плана.
План рядом с фактом
Плановые и фактические часы рядом говорят больше, чем каждое число по отдельности. Если у сотрудника в плане 40 часов, а отработал он 46, это нужно увидеть на той же неделе, а не в день оплаты. Переработка, которую вовремя заметили, — это повод перераспределить смены; переработка, которую нашли в конце месяца, — это уже спор о деньгах и усталая команда.
Опоздания и невыходы
Смена, начатая с опозданием, и смена без единой отметки — разные проблемы. Первая — повод для разговора; вторая может значить, что клиент остался без обслуживания. И то и другое должно быть видно без расспросов. Если о невыходе вы узнаёте в 8:05, ещё можно отправить замену; если в конце месяца — остаётся только извиняться перед клиентом.
Файл, который можно передать
Рано или поздно часы уходят из приложения: бухгалтеру, клиенту или в ваш архив. Выгрузка графика в PDF или Excel избавляет от перепечатывания. Бухгалтер получает готовые часы, а не фотографию тетради, а у вас остаётся копия на случай, если через полгода кто-то спросит, сколько он отработал в марте. Важно, чтобы в файле были те же цифры, что в приложении: две разные версии часов — это снова таблица, только хуже.
Как перейти с таблицы на программу учета времени
Внесите реальный график. Повторяющиеся смены, ночные и выходные — первыми, потому что часы имеют смысл только относительно плана.
Решите, где отметки обязательны. Объекты клиентов и почасовая оплата требуют отметок прихода и ухода; внутренняя планёрка — скорее нет.
Две недели ведите обе системы. Оставьте старую таблицу на один расчётный период и сравните. Расхождения покажут, где забывают отмечаться.
Исправляйте пропущенные отметки каждую неделю, а не раз в месяц. Забытый уход легко поправить в понедельник и трудно вспомнить тридцатого.
Договоритесь об одном источнике правды. Когда цифры совпали, скажите команде, что оплата идёт по приложению, и закройте таблицу.
Как программа для учета рабочего времени устроена в CosaNostra
В CosaNostra каждый сотрудник видит свои смены в том же календаре, что и задачи, и отмечает приход и уход прямо из смены. Геопозиция фиксируется в момент отметки — слежки по GPS в течение смены нет. Для каждой смены вы решаете, нужны ли отметки: если чекбокс включён, смена засчитывается только после отметок и прихода, и ухода; если выключен — обе засчитываются автоматически по плановому времени.
Руководитель видит всю команду на отдельной странице графика смен: плановые и фактические часы, итоги за неделю и месяц, опоздания и невыходы. Весь график можно выгрузить в PDF или Excel. Если сотрудник забыл отметить уход, смена остаётся незасчитанной, пока администратор не исправит время; менять отметки может только администратор, поэтому записям можно доверять.
Часы сразу идут в оплату: смена может оплачиваться почасово или подневно, и сумма считается автоматически по отработанным часам. Когда сотрудник запрашивает из смены отгул или отпуск, администратор одобряет или отклоняет запрос, а одобренный запрос отменяет смену — часы не засчитаются по ошибке. Условия учёта рабочего времени зависят от законодательства вашей страны — уточняйте у бухгалтера.
Если конец каждого месяца у вас — это таблица и гора сообщений, программа для учета рабочего времени, встроенная в график смен, превращает его в короткую проверку. Как связаны график, отметки и часы, показано на странице учёта рабочего времени и смен — там CosaNostra держит всё это в одном месте.
Частые вопросы
Что умеет программа для учета рабочего времени?
Она фиксирует, когда каждый сотрудник начал и закончил смену, и складывает часы. Владелец видит часы по каждому человеку за любой период без таблицы.
Можно ли выгрузить часы в PDF или Excel?
Да. В CosaNostra весь график смен можно выгрузить в PDF или Excel со страницы графика смен.
Видят ли сотрудники график всей команды?
Нет. Каждый сотрудник видит свои смены в своём календаре. График всей команды руководитель видит на странице графика смен.
Что будет, если сотрудник забыл отметить уход?
Если для смены включены обязательные отметки, она остаётся незасчитанной, пока администратор не исправит время. Менять время прихода и ухода может только администратор.
