Control de presencia desde el móvil: fichaje de entrada y salida con ubicación, sin terminal ni hoja de firmas
El control de presencia desde el móvil permite que cada empleado fiche la entrada y la salida del turno en su propio teléfono, con la hora y la ubicación registradas en ese momento, para que el dueño sepa quién está en el puesto sin terminal en la pared ni hoja de firmas. En un equipo pequeño que trabaja fuera, el problema casi nunca son las horas en sí, sino la llamada de las 7:40: «¿Ana ya está con el cliente?». Nadie lo sabe hasta que alguien se acerca o el cliente se queja. Cuando la gente trabaja en tres o cuatro sitios, el reloj de la oficina no ve a nadie y la hoja de firmas vuelve el viernes con horas idénticas y perfectas. Antes de asignar tareas entre turnos, hay que saber quién empezó de verdad.
Por qué la hoja de firmas y el terminal fallan en equipos que trabajan fuera
Los terminales y las hojas de firmas se pensaron para una sola entrada y un solo edificio. Un equipo de limpieza, un vigilante en su puesto, dos técnicos de guardia o una floristería con su repartidor nunca pasan por la misma puerta. Lo que suele fallar:
Las horas se apuntan de memoria. La hoja dice de 8:00 a 16:00 todos los días, porque eso era lo previsto, no lo que pasó.
Los retrasos se descubren tarde. Te enteras de que alguien faltó al servicio de la mañana cuando llama el cliente, no cuando aún podías mandar a un sustituto.
El pago se convierte en una negociación. A fin de mes reconstruyes las horas con mensajes y fotos, y cada cálculo del pago por turno acaba en discusión.
La salida olvidada no es de nadie. Si falta un fichaje, el turno se ignora o se calcula a ojo, y las dos opciones son injustas para alguien.
Qué debe registrar el control de presencia
Una buena herramienta registra pocos datos y de forma fiable, en lugar de vigilarlo todo. A la mayoría de los equipos pequeños les bastan cuatro.
La hora de cada fichaje
La entrada y la salida son dos fichajes distintos. Uno solo no demuestra un turno: se puede llegar y marcharse a los diez minutos. Las horas se cuentan solo entre los dos.
La ubicación en el momento del fichaje, no todo el día
Al dueño le importa que la entrada se fiche en el puesto. El empleado no quiere que lo sigan ocho horas. El punto justo es registrar la ubicación solo al pulsar el botón, sin seguimiento entre medias.
Retrasos y ausencias en una sola vista
El plan y la realidad tienen que estar juntos: quién tenía turno, quién fichó a tiempo, quién llegó tarde y qué turno no tiene ningún fichaje. Verlo a las 8:05 significa que aún puedes mandar a un sustituto; verlo el viernes solo sirve para discutir.
Quién puede corregir un fichaje
La gente se olvida de fichar la salida. Corregirlo tiene que ser posible, pero solo por el responsable, para que el registro siga siendo fiable.
Cómo poner en marcha el control de presencia en una semana
Primero mete el cuadrante real. Turnos recurrentes, noches y días libres: los fichajes solo tienen sentido frente a un plan.
Activa el fichaje obligatorio solo donde importa. Servicios en casa del cliente y pago por horas, sí; una reunión en la oficina, probablemente no.
Define el lugar de cada turno. Usa la dirección del sitio, para que un fichaje desde casa no cuente como fichaje en el puesto.
Explica la regla en una frase. «Fichas al llegar y fichas al salir; sin los dos fichajes, el turno no cuenta».
Revisa la primera semana con el equipo. Mirad juntos los retrasos y las salidas olvidadas, corregid las que falten y acordad qué pasa la próxima vez.
Usa las horas para pagar cuando el hábito esté asentado. Dos semanas de fichajes limpios son mejor base para el pago que cualquier hoja de cálculo.
Cómo funciona el control de presencia en CosaNostra
En CosaNostra el turno está en el mismo calendario que las tareas y los recordatorios. El empleado abre su calendario, ve el turno de hoy y ficha la entrada y la salida desde ahí mismo. Tú decides en cada turno si el fichaje es obligatorio: con la casilla activada, el turno cuenta solo después de fichar entrada y salida; con la casilla desactivada, las dos se dan por hechas según el horario previsto.
La ubicación se comprueba solo en el momento del fichaje. El lugar lo defines con tu ubicación actual o con la dirección exacta del sitio. No hay seguimiento por GPS durante el turno. Para fichar hace falta conexión a internet, y se puede fichar la entrada antes del inicio previsto o la salida después del final previsto: ese tiempo también cuenta.
En la página del cuadrante de turnos ves a todo el equipo: horas previstas y reales, totales de la semana y del mes, retrasos y ausencias. Si alguien olvida fichar la salida, el turno queda sin contar hasta que un administrador corrige la hora; solo un administrador puede editar los fichajes. Si alguien está de baja, reasignas el turno y el sustituto lo ve al instante en su calendario, con una notificación push. Los empleados también pueden pedir un día libre o vacaciones desde el propio turno, y el administrador lo aprueba o lo rechaza.
Los cuadrantes cubren lo que de verdad usan los equipos de campo: 2x2, 3x3, 4x2, días de la semana elegidos, fechas sueltas y turnos de noche que pasan de medianoche. El pago del turno puede ser por horas o por día, y la parte por horas se calcula con los fichajes. Las obligaciones de registro horario dependen de la legislación de tu país: consúltalas con tu asesor.
Si tu equipo todavía firma una hoja o llama cada mañana, el control de presencia desde el móvil es el paso más sencillo para saber quién está trabajando. Mira cómo encajan turnos, fichajes y horas en la página del calendario de turnos y control horario: ahí CosaNostra reúne el cuadrante, los fichajes y las horas en un solo lugar.
Preguntas frecuentes
¿Cómo funciona el control de presencia desde el móvil?
El empleado ficha el inicio y el final del turno en la app de su teléfono. Cada fichaje guarda la hora y la ubicación en ese momento, y las horas del turno se cuentan entre los dos.
¿CosaNostra sigue la ubicación de los empleados durante el turno?
No. La ubicación se comprueba solo en el momento de fichar la entrada y la salida. No hay seguimiento por GPS durante el turno.
¿Qué pasa si un empleado olvida fichar la salida?
Si el fichaje es obligatorio en ese turno, queda sin contar hasta que un administrador corrige la hora. Solo un administrador puede editar las horas de entrada y salida.
¿Puedo ver los retrasos y las ausencias?
Sí. La página del cuadrante de turnos muestra las horas previstas y reales de todo el equipo, los retrasos y los turnos sin ningún fichaje.
