Приложение для аниматоров и персонала мероприятий: что исполнитель видит в телефоне
Приложение для аниматоров и персонала мероприятий — это то, что ваши аниматоры, официанты и монтажники открывают в телефоне в день праздника, чтобы видеть свои заказы и смены: адрес, время начала, чек-лист и кто ещё работает на заказе, — не спрашивая владельца в общем чате. Это сторона плана, которую видит команда: владелец составляет тайминг мероприятия, а каждый исполнитель видит только свою часть с уведомлением перед началом.
Обычная суббота выглядит так. У небольшого агентства праздников два детских дня рождения и один кейтеринг. В пятницу вечером владелец отправляет в рабочий чат три PDF и голосовое. В субботу в 11:00 аниматор звонит уточнить адрес, официантка спрашивает, на каком она празднике — в 14:00 или в 18:00, а монтажники — где реквизит для фотозоны. Все вопросы идут одному человеку, который в это время сам едет на первую площадку.
Почему без приложения для аниматоров команда теряется
В команде из трёх–пятнадцати человек большинство работает на подработке или по договорённости — два-три раза в неделю. Каждое сообщение в загруженном чате они не читают. Им нужно короткое и личное:
Только свои заказы. Аниматору не нужен график официантов, ей нужны два её праздника по порядку.
Когда приехать. Время в чате легко пропустить, а смену в своём календаре с отметкой прихода — нет: так устроен учет прихода и ухода сотрудников с телефона.
Адрес и телефон клиента в одно касание. А не скриншот карты с прошлой недели.
Как выглядит «готово». Чек-лист с эталонным фото фотозоны или сервировки, чтобы никто не угадывал.
Изменения сразу. Если клиент сдвинул начало или вы заменили одного официанта другим, человек должен увидеть это в телефоне, а не в ветке из 80 сообщений.
Что приложение для аниматоров должно показывать каждому в телефоне
Пройдите по экрану, держа в голове одного человека. У аниматора, официанта и монтажника разные вопросы, но ответ на каждый должен помещаться на одном экране телефона.
Аниматоры: праздники дня по порядку
Аниматор открывает приложение и видит календарь на сегодня, где два её заказа — карточки со временем, названием с фамилией семьи и адресом и аватарами остальных исполнителей. Адрес и телефон родителя в названии заказа кликабельны: одно касание открывает карту, другое — звонок. Чек-лист реквизита внутри заказа: костюм, колонка, генератор пузырей, насос для шаров.
Официанты и кухня: смена и заказ
Официантка видит свою смену в том же календаре, с 14:00 до 22:00, рядом с заказом кейтеринга, который она закрывает: владелец один раз составляет график смен, и смена появляется у неё в телефоне. Если в смене требуются отметки, она отмечает приход и уход прямо из смены; геопозиция проверяется только в этот момент, а часы считаются по отметкам. Слежки в течение смены нет.
Монтажники: что собрать и как это должно выглядеть
Монтажники видят заказ с подзадачами: разгрузить машину, собрать арку из шаров, поставить фотозону, убрать за собой. Подзадача может требовать фото выполнения, снятое камерой в этот момент, а не выбранное из галереи. При включённой ИИ-проверке ИИ сравнивает фото с текстом подзадачи и эталонным фото, прежде чем пункт закроется, — и владелец видит результат, не выезжая на площадку.
Как за неделю запустить приложение для аниматоров и всей команды
Добавьте каждого аниматора, официанта и монтажника в группу по номеру телефона. Назначать им работу можно ещё до того, как они установят приложение.
Создайте смены для тех, кто работает по часам, — официантов и кухни; включите обязательные отметки там, где важно время прихода.
Превратите каждую бронь в заказ на свою дату и время, с адресом и телефоном клиента в названии.
Назначьте людей на каждый заказ и добавьте чек-лист с эталонными фото для монтажа и демонтажа.
Попросите всех в пятницу вечером открыть приложение и проверить свою субботу. Красная галочка у имени в заказе значит, что человек ещё не ознакомился с ним.
В день праздника отвечайте на вопросы в комментариях заказа, а не в общем чате, — так ответ остаётся рядом с работой.
Как приложение для аниматоров устроено в CosaNostra
В CosaNostra каждый член команды видит назначенную ему работу в календаре, который открывается на сегодняшнем дне: заказы и задачи — карточками со временем, названием и исполнителями, рядом его собственные смены. Обычный участник видит только задачи, где он автор или исполнитель; владелец и администраторы видят всю группу. Чужие смены видны только в графике смен, а не в личном списке.
Когда вы назначаете или меняете заказ, он попадает человеку в список «Ознакомиться», пока тот его не откроет, а вы видите, кто ознакомился: одна красная галочка — ещё нет, две зелёные — увидел. У каждой задачи можно поставить оповещение в начале или за 5, 10, 15, 30 минут, за час или два. Ежедневная сводка в выбранное каждым время показывает, с чем ознакомиться, что на сегодня и что просрочено. Если вы переназначили смену, замена сразу видит её вместе с работой этой смены.
Сотрудник, который не может выйти на заказ, может отказаться от него — всегда от задачи целиком. Он убирается из исполнителей, а если отказались все, исполнителем становится автор, — и дыра видна до субботы, а не во время праздника. Кому нужен отгул, запрашивает его из своей смены; после одобрения администратором смена отменяется автоматически. Если написать в комментарии задачи «ИИ», ассистент ответит в этой же ветке, и ответ увидят все участники заказа, — удобно для быстрого «что ещё осталось собрать?».
Оплата — тоже часть того, что видит команда. В смене можно указать начисление в баллах — фиксированное или по часам между отметками, а в заказе — начисление, которое делится по одному из пяти правил: выполнившему, поровну, индивидуально, по выполненным подзадачам или полная сумма каждому исполнителю. Начисление за заказ появляется только после завершения всего заказа. В «Моём балансе» каждый видит свой заработок за месяц по группам; выплаты происходят вне приложения.
Несколько честных ограничений. CosaNostra не следит за геопозицией в течение смены, не ищет и не нанимает персонал, не рассылает сообщения гостям и не продаёт билеты. Для просмотра задач и графика нужен интернет. Это план работ вашей собственной команды: кто куда едет, когда и сделана ли работа.
Приложение для аниматоров окупается, когда субботние вопросы перестают сыпаться на ваш телефон. Поставьте заказы и смены ближайших выходных в CosaNostra, назначьте команду — и каждый увидит свой день.
Частые вопросы
Что должно показывать приложение для аниматоров и персонала?
Свои заказы и смены каждого человека на день: время, адрес и телефон клиента, чек-лист по заказу и кто ещё назначен. Изменения должны приходить в телефон, а не только в общий чат.
Может ли персонал отмечать приход с телефона на площадке?
Да, если в смене требуются отметки: сотрудник отмечает приход и уход из смены, а геопозиция проверяется только в момент отметки. Слежки в течение смены нет.
Видят ли аниматоры чужие заказы?
Нет. Обычный участник видит только задачи, где он автор или исполнитель. Владелец и администраторы видят всю работу группы.
Где команда видит, сколько заработала?
В «Моём балансе»: там баллы каждого за месяц по группам. Начисление за заказ появляется после завершения всего заказа, а выплаты происходят вне приложения.
