Персонал на мероприятие из своей команды: график смен, замены и невыходы с телефона
Персонал на мероприятие из своей команды — это официанты, аниматоры и монтажники, которых небольшая компания сама ставит в смены, заменяет при отмене и проверяет по отметкам прихода, в том же календаре, что и заказы клиентов. Речь не о поиске людей на стороне, а о графике тех, кто уже работает с вами: каждый видит свою смену в телефоне — так же, как в статье про приложение для аниматоров и персонала.
Проблема вполне конкретная. У кейтеринга свадьба в субботу в 18:00, нужно шесть официантов. В пятницу в 21:00 одна из них пишет, что заболела. Владелец листает чат, ищет, кто свободен, обзванивает троих, находит замену — и забывает отправить ей адрес и чек-лист обслуживания. В субботу замена опаздывает и приходит не к тому входу, а то, что ещё один официант вообще не вышел, замечают только к горячему.
Почему график персонала ломается в небольшой ивент-компании
Небольшие ивент-команды держатся на людях, которые работают на подработке или по договорённости два-три раза в неделю, часто сразу у нескольких компаний. График меняется каждую неделю, потому что каждую неделю меняются мероприятия. Обычно ломается одно и то же:
График и заказы живут в разных местах. Смены — в таблице, заказы — в календаре, адреса — в чате, и изменение в одном месте не доходит до остальных.
Оплату считают вручную в конце месяца. Часы восстанавливают по памяти и переписке; автоматический расчёт оплаты за смену работает, только когда часы берутся из самой смены.
Замены договариваются по телефону и нигде не записаны. Владелец знает, кто кого подменяет, остальная команда — нет, а замена так и не получает деталей заказа.
Невыходы обнаруживаются на площадке. Без отметки прихода вы узнаёте, что человека нет, когда гости уже пришли.
Что нужно, чтобы планировать персонал на мероприятие с телефона
Команде из пяти–тридцати человек не нужна биржа персонала или большая кадровая система. Ей нужен короткий список того, что работает в телефоне, а график смен должен встречаться с заказами в одном месте. Если сравниваете инструменты, проверьте сначала это.
Смены рядом с заказами, которые они закрывают
Смена официантки с 16:00 до 00:00 должна стоять в тот же день, что и свадьба, которую она обслуживает, чтобы владелец сразу видел, хватает ли в субботу людей на каждый заказ. Для кухни и склада помогают повторяющиеся графики: постоянные дни недели, 2/2 или ночная смена через полночь.
Замена в два касания
Когда кто-то отказывается, вы переназначаете смену на другого человека с телефона. Замена должна получить уведомление и сразу увидеть смену вместе с работой, а не ждать отдельного сообщения с адресом.
Отметки и невыходы на виду
Если важно время прихода, сотрудник отмечает начало и конец смены в телефоне. Тогда график показывает, кто пришёл вовремя, кто опоздал и кто не вышел, — без бумажного журнала у входа.
Часы, которые превращаются в оплату
Часы между отметками или фиксированная сумма за засчитанную смену должны сами складываться в заработок каждого за месяц, без второй таблицы.
Как перевести персонал на мероприятие в одно приложение за неделю
Добавьте каждого официанта, аниматора, повара и монтажника в группу по номеру телефона. Назначать им работу можно ещё до того, как они установят приложение.
Создайте повторяющиеся смены для тех, у кого постоянные дни, например кухни или склада, и отдельные смены под каждое мероприятие.
Поставьте заказы следующей недели в тот же календарь на их дату и время и проверьте по дням, хватает ли на каждом заказе людей в смене.
Включите обязательные отметки в сменах, где важно время прихода, например у официантов на свадьбе.
Укажите оплату в каждой смене: по часам между отметками или фиксированную сумму за засчитанную смену.
Договоритесь с командой об одном правиле: отказ — через приложение, а не в личку, а отгул запрашивается из смены.
После первых выходных откройте страницу графика смен и посмотрите опоздания и невыходы, прежде чем планировать следующие.
Это внутренний рабочий план, а не кадровый документ. Рабочее время, отдых и оплата подработки регулируются законодательством вашей страны — уточните правила у бухгалтера, прежде чем закреплять график.
Как персонал на мероприятие планируется в CosaNostra
В CosaNostra смены живут в том же календаре команды, что заказы и задачи. Каждый сотрудник видит свои смены рядом с назначенными ему заказами в видах «день», «неделя» и «месяц», а владелец и администраторы видят всю команду на отдельной странице графика смен. Смены могут повторяться по дням недели, по выбранным датам, по графикам 2/2, 3/3 или 4/2 или идти ночью через полночь на двух датах.
Если официантка заболела, вы переназначаете её смену с телефона. Замена получает пуш-уведомление и сразу видит смену вместе с работой этой смены. Сотрудник, которому нужен отгул или отпуск, запрашивает его прямо из смены; после одобрения администратором смена отменяется автоматически, и дыра видна в календаре до мероприятия, а не на площадке.
Если в смене требуются отметки, сотрудник отмечает приход и уход из смены в телефоне. Геопозиция проверяется только в момент отметки — слежки в течение смены нет. Смена засчитывается после обеих отметок, а если человек забыл отметить уход, она не засчитана, пока администратор не исправит. На странице графика смен видны план и факт по часам, итоги за неделю и месяц, опоздания и невыходы, а весь график можно выгрузить в PDF или Excel.
Оплата берётся из тех же данных. В смене можно указать начисление в баллах — фиксированное за засчитанную смену или по часам между отметками: приход округляется вниз, уход вверх до 15 минут. У заказов может быть своя оплата, которая делится между командой по одному из пяти правил и начисляется после завершения всего заказа. Каждый видит свой заработок за месяц в «Моём балансе», владелец — отчёт группы. Выплаты происходят вне приложения, налоги и расчётные листки CosaNostra не считает.
Несколько честных ограничений: CosaNostra не ищет и не нанимает персонал, не публикует вакансии и не рассылает SMS исполнителям. Приложение планирует людей, с которыми вы уже работаете.
Когда персонал на мероприятие расписан в одном приложении, пятничный отказ занимает две минуты, а не вечер звонков. Поставьте заказы и смены ближайших выходных в CosaNostra, включите отметки для официантов — и замена увидит смену в момент назначения.
Частые вопросы
Как спланировать персонал на мероприятие без таблицы?
Поставьте смены в тот же календарь, что и заказы клиентов, назначьте людей с телефона и включите отметки прихода там, где важно время. Часы по отметкам сами складываются в оплату за месяц.
Как заменить сотрудника, который отказался перед мероприятием?
Переназначьте его смену на другого человека с телефона. Замена получает пуш-уведомление и сразу видит смену вместе с работой этой смены.
Как увидеть, кто не вышел на смену?
Включите обязательные отметки в смене. Тогда на странице графика смен видны план и факт по часам, опоздания и невыходы по каждому человеку.
Следит ли приложение за геопозицией сотрудников в течение смены?
Нет. Геопозиция проверяется только в момент, когда сотрудник отмечает приход или уход; слежки в течение смены нет.
