Orden de servicio evento: qué datos pedir al cliente y cómo la IA los rellena desde el chat
Una orden de servicio evento es una hoja de una página que reúne todo lo que el equipo necesita para un evento concreto —fecha, hora de inicio y de fin, dirección del lugar, contacto del cliente, programa o menú, montaje y quién trabaja— para que nadie tenga que buscar en el chat el mismo día. En una empresa pequeña esa hoja casi nunca se rellena a tiempo: el pedido real vive en una conversación de WhatsApp con el cliente y la plantilla se copia a mano la noche anterior, si se copia. En este artículo comparamos los dos enfoques y vemos cómo crear un pedido desde una captura del chat, para que el pedido exista antes de que alguien lo vuelva a escribir.
El problema no es la plantilla. Es el hueco entre «el cliente lo acordó en el chat» y «el equipo sabe qué llevar». Una madre confirma una fiesta el sábado a las 16:00 para quince niños, el jueves cambia la dirección y pide la temática pirata en un audio. El dueño recuerda dos de los tres cambios. El animador llega con el atrezo equivocado.
Qué datos lleva una orden de servicio evento
Hoteles y salones usan la orden de servicio de banquetes (BEO) para coordinar cocina, sala y montaje. Una empresa pequeña necesita una versión más corta de lo mismo: una ficha por pedido que responda qué, cuándo, dónde, para quién y quién va.
Fecha y horas — inicio y fin del evento, más la llegada del equipo para el montaje y la hora en que hay que dejar el lugar.
Lugar y contacto del cliente — la dirección completa, el nombre de quien recibe al equipo y un teléfono que conteste ese día.
Programa o menú — la temática, la edad de los niños, los platos o el formato de servicio, todo lo que se prometió en el chat.
Montaje y desmontaje — qué cargar, montar y llevarse de vuelta; un checklist para organizar un evento completo cubre esta parte paso a paso.
Equipo — quién trabaja en el evento: animadores, presentadores, camareros, decoradores, montadores.
Peticiones especiales — alergias, aparcamiento, un homenajeado que llega tarde, una tarta que llega por separado.
Cobros, señales y contratos también suelen figurar en la BEO de un hotel. En un equipo de cinco personas eso vive en la contabilidad o el programa de facturas del dueño, no en la hoja del equipo: para trabajar en el lugar no hace falta.
Por qué la plantilla falla en una empresa de eventos pequeña
Una plantilla solo funciona si alguien la rellena. Cuando el dueño toma pedidos entre dos fiestas, los mensajes del cliente llegan a trozos: la fecha en un mensaje, la dirección dos días después, la temática en la foto de una tarta. Pasarlo todo a un documento es justo el paso que se salta en una semana con mucho trabajo.
Lo que más se rompe son tres cosas:
La plantilla se rellena de memoria y no desde el chat, y se pierden detalles.
El último cambio se queda en el chat y el equipo trabaja con la versión antigua de la hoja.
La hoja terminada se envía como archivo o foto a un grupo y queda enterrada bajo los veinte mensajes siguientes.
Orden de servicio evento o captura del chat: qué rellena la IA
La alternativa es no volver a escribir nada. En CosaNostra haces una captura de la conversación y la compartes con la app, igual que cualquier equipo pequeño convierte pedidos por WhatsApp en tareas. La IA lee la captura y abre un borrador del pedido. No se guarda nada hasta que lo revisas.
Qué toma la IA de la captura
De una captura la IA toma lo que la conversación dice de verdad: qué evento es, la fecha y la hora, la dirección, el nombre y el teléfono del cliente y las personas a asignar si el chat las nombra. Puede dividir el trabajo en subtareas —por ejemplo «cargar el atrezo», «montar el photocall», «desmontaje»— y usar fotos del chat como fotos de referencia de esas subtareas. Las fechas relativas como «el sábado que viene» se calculan desde la fecha del mensaje, no desde el día en que compartes la captura. Si algo no está en el chat, la IA deja el campo vacío en lugar de inventarlo.
Qué revisas antes de guardar
El borrador es un formulario de pedido normal. Antes de guardar revisas la fecha y la hora, confirmas o cambias a los responsables, añades o renombras subtareas (hasta diez por pedido) y decides cuáles necesitan foto de ejecución. El teléfono y la dirección del cliente quedan en el texto del pedido y se pueden tocar: un toque llama al cliente y otro abre la dirección en el mapa. Se comparte una captura cada vez, así que elige la pantalla con el acuerdo final; lo que falte lo añades a mano o lo escribes en una frase y la IA rellena los campos.
Qué queda fuera de la app
Un límite honesto: CosaNostra no hace presupuestos, contratos ni facturas, no vende entradas ni registra invitados y no se conecta a tu cuenta de WhatsApp: solo lee la captura que compartes. El precio acordado puede ir en la descripción del pedido para que el equipo lo conozca, pero el cobro sigue en la herramienta que ya usas.
Cómo cambiar la plantilla por pedidos desde el chat en una semana
Elige un tipo de evento que hagas a menudo: una fiesta infantil, un catering pequeño, un montaje en un local alquilado.
Para la próxima reserva, comparte la captura del chat con CosaNostra en lugar de abrir la plantilla.
Compara el borrador con tu plantilla antigua: fecha, horas, dirección, contacto, programa, equipo. Añade lo que el chat no cubría.
Convierte los pasos de montaje y desmontaje en subtareas y activa la foto de ejecución en los que sueles revisar en persona.
Asigna al equipo y guarda. Pide que lean el pedido en el móvil y no en el grupo de chat.
Cuando el cliente cambie algo, actualiza el pedido, no el chat. El equipo ve el cambio y el pedido se les marca para revisarlo de nuevo.
Para el siguiente evento parecido, copia el pedido: se pasa todo menos los comentarios y el historial, y solo cambias la fecha, la dirección y el cliente.
Cómo funciona el pedido de un evento en CosaNostra
Cada pedido es una ficha en el calendario compartido del equipo con su fecha, hora, responsables y subtareas. Cada persona del equipo ve los pedidos que tiene asignados; el dueño o el administrador ve todos los pedidos del grupo. Las preguntas van a los comentarios del pedido y no al chat general, y el historial guarda quién hizo qué y cuándo, con las fotos.
Cualquier responsable puede completar cualquier subtarea, en cualquier orden. La foto de ejecución se hace con la cámara en ese momento: la galería no está permitida. Si la verificación con IA está activada, la IA compara la foto con el texto de la subtarea y la foto de referencia; un resultado por debajo del umbral (80 % por defecto) deja la subtarea abierta y el empleado puede repetir la foto enseguida. Cuando se completa la última subtarea, el pedido se cierra solo y su autor recibe un aviso.
Si escribes «IA» en un comentario, el asistente responde en el mismo hilo y todos los participantes del pedido ven la respuesta. Lee el pedido, sus subtareas y los comentarios, así que una pregunta rápida como «¿qué pidió el cliente para la tarta?» se resuelve sin desplazarse. El pago del equipo se puede fijar en el pedido y repartir con una de cinco reglas —a quien lo completa, a partes iguales, individual, por subtareas completadas o la suma completa a cada uno—; se cuenta en puntos cuando se termina todo el pedido y los pagos reales se hacen fuera de la app.
Una orden de servicio evento en plantilla sigue siendo una buena lista de preguntas para el cliente. La diferencia está en dónde viven las respuestas: en un documento que alguien vuelve a escribir o en un pedido creado desde el propio chat, revisado una vez y visible para todo el equipo. Si tus reservas ya llegan por WhatsApp o Instagram, prueba el camino de la captura con CosaNostra en tu próximo evento y deja la plantilla solo como lista de lo que hay que preguntar.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos debe tener una orden de servicio evento?
Fecha y horas, la dirección del lugar, el contacto del cliente para ese día, el programa o menú, los pasos de montaje y desmontaje, el equipo asignado y las peticiones especiales. Los cobros y contratos suelen llevarse en otra herramienta.
¿Puede la IA crear el pedido de un evento desde una captura de WhatsApp?
Sí. En CosaNostra compartes la captura con la app, la IA rellena un borrador del pedido con la fecha, la hora, la dirección, el contacto del cliente y el trabajo, y tú lo revisas antes de guardarlo. No se conecta nada a tu cuenta de WhatsApp.
¿Y si la IA se equivoca en un dato?
El borrador no se guarda hasta que lo confirmas, así que corriges cualquier campo antes. Si el chat no menciona algo, la IA deja el campo vacío en lugar de inventarlo.
¿CosaNostra sustituye a los contratos y las facturas?
No. CosaNostra se ocupa del pedido, el equipo, el checklist y la prueba con fotos; los presupuestos, contratos, facturas y entradas siguen en las herramientas que ya usas.
